Scaricare le spese carburante: da luglio 2018 la rendicontazione è elettronica

Con la legge di bilancio 2018 il governo ha imposto una svolta alla gestione dei rifornimenti carburante per le aziende e i liberi professionisti. È arrivata dall’Europa l’indicazione: niente più contanti o carte prepagate comuni per pagare il carburante delle auto aziendali. Lo scopo è quello di ridurre l’evasione fiscale e le frodi IVA e il cambiamento costringe tutte le realtà imprenditoriali ad adeguarsi. La sfida non è da poco ed è utile approfondire le conseguenze per chi si trova ad affrontarle. Vediamo insieme come prepararsi al meglio.

Gli obblighi della normativa: chi riguardano e da quando sono validi

Anzitutto è utile puntualizzare di quali cambiamenti si sta parlando: se non è più possibile acquistare carburante con contanti e carte prepagate comuni, come lo si può fare? La legge obbliga tutte le aziende e i liberi professionisti a sostenere le spese di rifornimento per auto aziendali attraverso mezzi di pagamento tracciabili come carte di credito/debito o prepagate aziendali. La prima selezione da fare, quindi, è quella relativa al miglior metodo di pagamento che risponda maggiormente alle proprie esigenze in qualità di impresa o lavoratore.

A questa decisione, si aggiunge quella relativa alla scelta di una modalità di rendicontazione delle fatture che diventano obbligatoriamente elettroniche dal 1° Gennaio 2019. I gestori di distributori di carburante, infatti, con il cambio dell’anno avranno l’obbligo di rilasciare e-fattura per tutte le transazioni di carburante.

A questo punto viene spontaneo chiedersi se sia ancora fattibile la detrazione dell’IVA e la deduzione delle spese sul carburante.

Come detrarre l’IVA sul rifornimento con l’introduzione della e-fattura

La detrazione dell’IVA e la deduzione delle spese sul carburante rimangono ancora possibili; a cambiare è il metodo di contabilizzazione. Fino all’arrivo della legge 205/2017 gli uffici di amministrazione delle aziende con flotte di auto erano costretti a registrare manualmente ogni fattura proveniente da collaboratori e dipendenti che effettuavano spese di carburante. Dal 2019, invece, niente più scartoffie.

Dopo aver ben oliato il meccanismo gestionale analogico, ora le imprese e i liberi professionisti si stanno trovando a dover cambiare metodo di rendicontazione, rendendolo più automatico e innovativo.

Si snelliscono le procedure e si semplificano i processi di acquisizione delle ricevute, ma non è sempre facile cambiare, specialmente se non si hanno consigli su come muoversi sul nuovo campo.

Vediamo innanzitutto cos’è nello specifico la fattura elettronica e come ottenere una rendicontazione elettronica snella e agevole, specialmente per chi gestisce flotte aziendali e deve controllare le spese di carburante.

La e-fattura o fattura elettronica

Quando si parla di e-fattura ci si riferisce ad un documento di dati in formato xml che contiene le informazioni deducibili automaticamente dal metodo di pagamento tracciabile utilizzato (per lo più carte di credito/debito e prepagate) e le informazioni fornite dal lavoratore al momento del rifornimento. Ci sono alcuni dettagli, infatti, che devono essere comunicati personalmente, quali la ragione sociale e la partita IVA, insieme alla targa del mezzo aziendale con il quale si viaggia.

Esistono alcuni strumenti che permettono di collegare nominativi o numeri di targa di mezzi condivisi alle proprie carte di pagamento aziendali eliminando, così, un passaggio per chi si trova a compilare o far compilare la fattura elettronica.

Al momento della contabilizzazione delle fatture elettroniche, l’azienda o il libero professionista possono, in alcuni casi, fare un controllo incrociato delle mail ricevute con allegate le fatture elettroniche e gli estratti conto delle carte di pagamento utilizzate. 

Secondo la legge, infatti, è possibile sfruttare una fattura riepilogativa a fini IVA per pagamenti singolarmente inferiori a 300€ e che contenga le informazioni necessarie per la detrazione, come le specifiche di data della transazione, generalità del cedente, del cessionario, la natura, la qualità e la quantità dei prodotti ceduti. Va aggiunta, come specificato prima, la targa del veicolo rifornito. Allo stesso modo, il legislatore ha lasciato aperta la possibilità di una fattura differita, a patto che anch’essa riporti le informazioni elencate finora.

Per il controllo della sicurezza delle transazioni effettuate tante soluzioni permettono di controllare da un gestionale le auto della propria flotta e verificare dove hanno fatto rifornimento e quanto hanno speso. Alcune offrono anche la possibilità di un controllo in tempo reale sui propri collaboratori o dipendenti per garantire una maggior consapevolezza su transazioni anomale o frodi. Q8, ad esempio, con Cartissima offre il portale Velocity Fleet e un servizio di assistenza 24/7 per il blocco delle carte.

Al consumatore finale viene chiesto di prendere un’importante decisione consapevole delle possibilità appena descritte e delle loro potenzialità.