La fattura elettronica è un provvedimento che si inserisce nel quadro più ampio dell’agenda digitale italiana, che prevede l’implementazione graduale di provvedimenti il cui fine è quello di “è fare leva sul potenziale delle tecnologie ICT per favorire innovazione, progresso e crescita economica, avendo come obiettivo principale lo sviluppo del mercato unico digitale”, come si legge sulla pagina dedicata all’agenda digitale sul sito web del Ministro della Pubblica Amministrazione.
Nello specifico, per quanto riguarda la fattura elettronica questa è venuta progressivamente a sostituire la fattura cartacea. I vantaggi della fattura elettronica si riscontrano sia per il fisco che per i lavoratori e le aziende. Da un lato, infatti la fattura elettronica garantisce completa trasparenza e rende più difficile l’evasione fiscale, dall’altro la digitalizzazione della fattura per i lavoratori e le aziende si traduce in un risparmio di tempo, materiale, spese di spedizione e conservazione.
Con la legge di Bilancio 2018 l’emissione della fattura elettronica viene resa obbligatoria nelle transazioni B2B e B2C. Di conseguenza, il provvedimento coinvolge anche i lavoratori dipendenti e i liberi professionisti che si trovano a fare rifornimento durante i viaggi di lavoro e intendono produrre documentazione della spesa in modo da poter dedurre le spese e detrarre l’Iva.
Come funziona la fattura elettronica?
La fattura elettronica consiste in un documento digitale in formato XML che può essere compilato comodamente dal proprio pc, tablet, smartphone, utilizzando il software apposito messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia dell’Entrate oppure l’app per smartphone che trovi sui principali app-store (Apple Store e Google Play).
Per poter emettere fattura elettronica, come per la fattura cartacea, il venditore ha bisogno di una serie di dati di chi compra. Nel caso di transazioni B2B, per emettere la fattura elettronica i dati richiesti sono i seguenti:
- Partita Iva
- Indirizzo Pec oppure codice destinatario (un codice di 7 cifre)
- Ragione sociale
- Indirizzo legale
Una volta emessa la fattura elettronica viene inviata al cosiddetto sistema digitale di interscambio (SDI), che svolge un ruolo di intermediario tra chi invia le fatture e chi le riceve. L’SDI fa un controllo preventivo sulla validità dei dati inseriti, ad esempio verifica che la Partita Iva come indicata in fattura sia esistente.
Se tutti i dati necessari risultano presenti e la fattura è stata compilata correttamente l’SDI procede ad inoltrare la fattura al compratore, inviando una ricevuta di corretta emissione all’emittente. Se invece il sistema digitale d’interscambio rileva qualche errore nella compilazione, procede ad inviare all’emittente una nota che lo avvisa del mancato invio della fattura e gli indica l’errore presente.
Fattura elettronica e rifornimento: cosa cambia?
Come si traduce tutto ciò per il lavoratore dipendente in viaggio al momento del rifornimento? Il dipendente dovrà ovviamente comunicare tutti i dati sopra elencati necessari perché l’operatore presso il distributore di benzina possa emettere fattura.
Per comunicare i propri dati ci sono metodi più veloci di altri: si può semplicemente fornire a voce ogni singolo dato al venditore, oppure, se sei in possesso di una carta carburante, dovresti controllare se questa ti permette di servirti del QR-code, un codice bidimensionale che puoi mostrare e fare scannerizzare all’operatore per comunicargli in modo istantaneo tutti i dati di cui ha bisogno per emettere la fattura elettronica.
Alcune carte – purtroppo non tutte – ti offrono gratuitamente un QR-code che se scannerizzato fornisce tutti i tuoi dati che servono per emettere fattura. In questo modo non solo si velocizza la comunicazione dei dati per la fattura quando il distributore è aperto, ma si può anche fare questa operazione anche quando il distributore è chiuso. Molti distributori infatti si stanno attrezzando con colonnine per il self service che presentano uno scanner incorporato, di conseguenza ti troverai a poter usare il QR-code anche quando il distributore è chiuso.
Sempre a seconda del fatto che la tua azienda o tu in quanto professionista abbia adottato una carta carburante, potrai servirti delle applicazioni per smartphone che alcune di esse offrono e che ti permettono di risparmiare tempo al momento del rifornimento.
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