Fattura elettronica carburanti: prima e dopo la legge di bilancio 2018

Dal 1996 al 2012: come funzionava la gestione delle spese di carburante

Dal 1996 la legge che regolamentava le transazioni e la fatturazione dei rifornimenti di carburante per aziende e partita IVA non prevedeva da parte dei benzinai il rilascio di fattura. L’art. 2 del D.P.R. n. 696, intitolato “norme per la semplificazione degli obblighi di certificazione dei corrispettivi”, sanciva, infatti, che carburante e lubrificanti fossero esclusi dalla certificazione dei corrispettivi. La scheda carburante cartacea è nata di conseguenza per aziende e partita IVA con collaboratori e dipendenti spesso in viaggio.

La scheda carburante cartacea non è altro che un cartoncino prestampato a disposizione di chi effettua rifornimento con auto o mezzi di trasporto aziendali.

Immaginiamo (nemmeno troppo) la prassi finora adottata da un qualunque lavoratore indipendente o dipendente alla guida di un mezzo aziendale. Vediamo il nostro lavoratore percorrere un tratto stradale abituale, lungo il quale, magari, conosce bene qual è la stazione di servizio più economica. In caso di necessità lo vediamo:

• fermarsi al distributore selezionato,
• fare rifornimento,
• segnarsi l’importo del carburante e la targa del mezzo,
• pagare,
• farsi fare una firma o un timbro dal benzinaio.

Ma poi?

Guardiamo la stessa storia dal punto di vista del comparto amministrativo aziendale. Ogni fine mese o fine trimestre, al comparto aziendale arrivano tutti i cartoncini prestampati con le informazioni delle spese da contabilizzare. Gli importi pagati vengono integrati con altre informazioni e registrati come “autofattura” per recuperare l’IVA sui carburanti per ogni autovettura.

Come per qualunque documento di autocertificazione si deve fare affidamento sulla buona fede di chi lo compila e questo sistema ha portato negli anni a molte frodi IVA ed evasioni fiscali. Dal 2012, quindi, la legge ha cercato di limitare i danni.

Nel 2012 introdotte le carte di credito: semplificazione non per tutti

Dopo il 2012, le carte di credito vengono ammesse come metodo di pagamento per i rifornimenti di carburante. Di conseguenza, era possibile registrare le spese carburante per detrarre l’IVA direttamente dall’estratto conto della carta. Tuttavia, rintracciare i pagamenti specifici all’interno dell’estratto conto non è semplice e dalle transazioni riportate non si può dedurre le targhe dei mezzi utilizzati.

A causa di questo dettaglio le carte di credito sono risultate una scelta impopolare. Rimane, tuttora, una strada praticabile, ma con l’introduzione della e-fattura potrebbe essere più conveniente adottare altre soluzioni. Vediamo quali.

Dal 2019 condizioni uguali per tutti. Come adattarsi? Capiamolo insieme.

L’obbligo di fattura elettronica in Italia, arriva a seguito della ricezione delle indicazioni europee sull’aumento di tracciabilità delle transazioni e viene applicato anche alle spese di carburante aziendali. Ma cos’è esattamente questa fattura elettronica?

Si tratta di un documento elettronico in formato xml contenente solo dati che dovrà essere emesso dai benzinai entro le 24 ore successive alla transazione e inviato al Sistema di Interscambio (SDI), il server gestito dall’Agenzia delle Entrate.

L’SDI funziona da servizio postale: riceve la fattura, memorizza i dati IVA di interesse e inoltra la fattura all’effettivo acquirente della stazione di servizio. All’azienda o al libero professionista arriva la fattura elettronica dopo poche ore o alcuni giorni, tramite PEC o tramite il portale intermediario di cui ci si avvale.

Vista così, non sembra proprio una procedura agile. Per agevolare i lavoratori in questo processo stanno emergendo nuovi strumenti di gestione amministrativa e alcuni uniscono alla facilità di utilizzo anche la praticità del risparmio in termini economici. Tanti colossi petroliferi e aziende fornitrici di servizi stanno proponendo delle carte carburante prepagate, ma anche aziende specializzate nell’elaborazione di sistemi di pagamento aziendale si sono attivate.

Alcune delle soluzioni esistenti permettono di gestire semplicemente tramite mail tutte le fatture elettroniche inoltrate dal SDI, altre invece offrono la possibilità di riunirle in un’unica fattura mensile, altre ancora hanno reso validi ai fini fiscali gli estratti conto delle carte di pagamento. Un doppio controllo con le informazioni ricevute via PEC è sempre consigliato da chiunque fornisca uno strumento di gestione, poiché rappresenta una buona pratica che può essere facilmente integrata nel processo di contabilizzazione attuale di chi si trova a gestire flotte aziendali.