L’Agenzia delle Entrate chiarisce: tutti i dettagli sul rifornimento aziendale

Imprenditori e liberi professionisti intenzionati a detrarre l’IVA sono bombardati, già dalla fine del 2017, da informazioni sul cambiamento nel rifornimento di carburante per mezzi di trasporto aziendali. Dopo la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della legge di bilancio 201, l’Agenzia delle Entrate ha dovuto dare delucidazioni su indicazioni poco chiare riguardo l’acquisto di carburante: la fatturazione elettronica e l’obbligo di mezzi di pagamento tracciabili.

Vediamo insieme i punti dalla circolare 8/E per capire bene obblighi e opzionalità.

Pagare con mezzi di pagamento tracciabili: ammessi quali e di chi?

Per poter ancora detrarre l’IVA e dedurre le spese di carburante per mezzi di trasporto aziendale, la circolare n. 8/E specifica che è necessario pagare con “carte di debito, di credito, prepagate ovvero di altri strumenti di pagamento elettronico disponibili, che consentano anche l’addebito in conto corrente”. Le carte di credito/debito o prepagate, nello specifico, possono essere sia carte aziendali sia carte personali dei dipendenti o collaboratori. In questo ultimo caso, però, la circolare chiarisce che è fondamentale mantenere una “catena ininterrotta di corresponsioni tracciabili”: il dipendente/collaboratore dovrà essere rimborsato dall’azienda con pagamenti altrettanto tracciabili tramite bonifico bancario o anche in busta paga.

Cosa c’è da sapere sulla fatturazione elettronica del carburante

La legge 205/2017 sancisce l’obbligo per tutti i benzinai di rilasciare fattura elettronica a chi acquista carburante dal 1° luglio 2018. Un obbligo rinviato al 1° Gennaio con un provvedimento che sposta la scadenza all’inizio del nuovo anno per permettere agli esercenti di avere maggior tempo per allinearsi alla normativa.

Per prima cosa è utile capire cos’è una fattura elettronica: si tratta di un documento contenente solo dati che si presenta in formato xml. Questo documento deve essere compilato dal benzinaio con le informazioni fornite dal consumatore e inviato, entro le 24 ore successive alla transazione, al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. In questo modo il server SDI dell’Agenzia trattiene le informazioni di interesse relative all’IVA e poi trasmette la e-fattura all’acquirente del rifornimento di carburante.

La legge di bilancio, però, non specifica come può essere registrata dagli acquirenti di carburante la fattura elettronica, né tantomeno quali tipologie di carburante riguarda. La circolare delle Agenzie delle Entrate dice:

• e-fattura solo per benzina e gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione. Con questa precisazione si esclude l’obbligo di fattura elettronica per l’acquisto di carburante destinato a rifornire un gruppo elettrogeno, un impianto di riscaldamento o attrezzi vari, ad esempio. Nella fattura elettronica bisognerà compilare il campo CARB con una cifra tra le quattro indicate nella tabella dei prodotti energetici TA13 dell’Agenzia delle Dogane. Dal 1° Gennaio 2019, però, l’obbligo di fattura elettronica si estende a tutti i tipi di carburante acquistato, a discapito della sua destinazione di uso.
• le cessioni di benzina e gasolio per autotrazione hanno un potere attrattivo: tutti i servizi o prodotti aggiuntivi, ad esempio lubrificanti, acquistati insieme al carburante verranno inclusi nella fattura elettronica, se realizzata in forma unica dal benzinaio. L’iter che seguirà questa fattura elettronica omnicomprensiva sarà lo stesso descritto prima: verrà inviata al SDI e poi inoltrata all’acquirente. Ciò che risulterà più difficile sarà estrapolare solo le informazioni utili per la detrazione di IVA.
  
• non è obbligatorio segnalare la targa del mezzo nella fattura: i dati minimi da indicare in fattura si rifanno al decreto IVA che non contempla l’informazione della targa come obbligatoria. L’Agenzia delle Entrate si limita, quindi, a segnalarne l’opzionalità, indicando che potrebbe essere utile inserire la targa in fattura per “opportune finalità”, ossia per facilitare la tracciabilità della spesa e sua riconducibilità ad uno specifico veicolo.

Per quanto riguarda la registrazione della fattura elettronica da parte delle aziende o dei liberi professionisti che se la vedono recapitare dovendosi sforzare per interpretarla, la circolare del 30 aprile precisa:

• è possibile la fattura differita per i rifornimenti corredati da una sorta di DDT. Il DDT, documento di trasporto, è un documento previsto dalla legge italiana in merito di trasporto merci e contiene informazioni quali la data della cessazione, le generalità del cedente, del cessionario, la natura, la qualità e la quantità della merce ceduta. Tuttavia, se i rifornimenti vengono effettuati con più mezzi di trasporto dalla fattura differita non è possibile capire quali spese appartengono alle diverse autovetture.

Sembra, poi, che per l’Agenzia delle Entrate la produzione di una fattura differita sia possibile anche in caso di rifornimento self-service tramite il rilascio di “buoni di consegna” contenenti le informazioni necessarie. Ma per poter avere un documento di questo tipo è necessario comunicare al benzinaio ragione sociale e partita IVA. Un po’ difficile se si sta facendo rifornimento ad impianto chiuso, ad esempio.

• è possibile registrare tutte le operazioni singolarmente inferiori a 300€ in un’unica fattura riepilogativa ai fini IVA. Le informazioni da indicare, in questo caso, sono le stesse già vigenti; ciò che invece non è chiaro è come sarà possibile allegare le fatture elettroniche al documento riepilogativo e come conservare tutti i file con un sistema di riferimenti incrociati.

Esistono già delle soluzioni commerciali in grado di fare quanto appena visto. Vediamo quali.

Dal problema all’opportunità: sfruttare le potenzialità del cambiamento

I chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate non semplificano le conseguenze della legge 205/2017: senza i giusti strumenti di pagamento e di gestione delle fatture elettroniche i cambiamenti risulteranno inutili complicazioni rispetto a un sistema già ben oliato. Ci sono molte proposte sul mercato che aiutano a trasformare il problema in un’opportunità.

Si sono impegnate sul mercato sia aziende specializzate nella fornitura di sistemi di pagamento, sia le compagnie petrolifere che congiuntamente hanno l’intento di aumentare la fedeltà dei loro clienti, come hanno fatto Q8, Tamoil. 

L’obiettivo comune di tutte le proposte è quello di permettere a grandi, medie, piccole imprese e liberi professionisti di mettersi in regola con la legge, dotandosi di strumenti adatti alla registrazione delle fatture elettroniche e rimodellare, di conseguenza, le procedure amministrative.