Addio scheda carburante cartacea: come funziona ora con il rifornimento

In ogni distributore d’Italia, ad oggi, non è strano trovare lavoratori dipendenti o indipendenti fare rifornimento per poter continuare tranquillamente le proprie trasferte aziendali. Da Luglio 2018, però, tutti questi lavoratori si comportano diversamente a causa dell’obbligo di utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili. La legge 205/2017, infatti, sancisce che:

• dal 1° luglio 2018 tutte le aziende e i liberi professionisti con flotte di automezzi aziendali devono pagare il rifornimento di carburante attraverso mezzi di pagamento tracciabili come carte di credito/debito, prepagate;
• dal 1° gennaio 2019 tutti i gestori di stazioni di servizio sono obbligati ad emettere una fattura elettronica.

Queste restrizioni comportano, di conseguenza, l’abolizione della scheda carburante cartacea, il metodo più impiegato per gestire i rifornimenti di carburante da più di vent’anni. La scheda carburante, introdotta nel 1996, non è altro che un cartoncino pre-stampato sul quale far apporre una firma o un timbro dal benzinaio ad ogni rifornimento.

Ora, chiunque viaggi su un mezzo di trasporto aziendale, invece di presentarsi dal benzinaio con il cartoncino e annotare pazientemente l’importo del rifornimento e la targa del veicolo, dovrà essere in grado di fornire altre informazioni ai distributori di benzina.

La fattura elettronica: adeguarsi alla normativa con nuovi strumenti

Per la fattura elettronica sarà obbligatorio comunicare ragione sociale, partita iva, PEC e verranno elaborate anche data della transazione, le generalità del cedente, del cessionario, la natura, la qualità e la quantità del carburante acquistato. La fattura elettronica, infatti, è un documento elettronico in formato xml che specifica tutti i dati estrapolabili in automatico dalle transazioni di carburante tranne, appunto, ragione sociale e partita IVA e PEC degli acquirenti.

Quando arriva la fattura tramite PEC, però, necessita di un sistema di gestione che riesca a dedurre, tanto meglio se in modo automatico, a quale veicolo appartiene la singola transazione. Dalla lista delle informazioni obbligatorie, infatti, rimane fuori la segnalazione della targa del mezzo che è facoltativa, ma utile per “opportune finalità” quali la tracciabilità delle spese di carburante e la loro riconducibilità a specifici autoveicoli.

Ancora, non è escluso che insieme all’acquisto di carburante si acquistino anche servizi, come ad esempio il lavaggio, oppure accessori per auto, quali i lubrificanti o altri. In questo caso la fattura elettronica ha carattere attrattivo, ossia include al suo interno anche l’importo dovuto per altri acquisti al di fuori del carburante. Sarà, quindi, utile per aziende e liberi professionisti, disporre di uno strumento che agevoli la ricezione e catalogazione delle fatture elettroniche per categoria di spesa.

Molte aziende petrolifere, con l’intento di mantenere i loro clienti tali, hanno proposto sul mercato delle soluzioni che agevolino imprese e liberi professionisti nella registrazione delle fatture elettroniche e non solo. Unitamente alla gestione amministrativa, sia i colossi petroliferi (Q8, Tamoil, etc.) che aziende fornitrici di servizi, offrono delle soluzioni anche al pagamento tracciabile di carburante, come indicato dalla legge di bilancio 2018. Vediamo insieme alcune di queste proposte.

Scheda carburante elettronica: qual è la miglior soluzione e perché

In realtà, parlare di scheda elettronica non è corretto poiché con scheda ci si riferisce al cartoncino pre-stampato utilizzato dal 1996 ad oggi. Il termine più opportuno con cui definire le nuove soluzioni è carte carburante elettroniche, che vanno distinte principalmente tra carte carburante monomarca o multimarca. Le prime vengono generalmente emesse da aziende petrolifere e sono utilizzabili solo all’interno di un circuito di distributori di carburante.

Lo svantaggio di una carta carburante monomarca risiede nella limitata libertà di scelta delle stazioni di servizio disponibili per il rifornimento. D’altro canto, però, alcuni marchi petroliferi hanno una rete di distribuzione fitta, quasi capillare, in determinate zone.

Le carte carburante multimarca, invece, sono delle carte carburante con le quali è possibile attingere a più punti di rifornimento che siano convenzionati con chi emette la carta carburante. Tuttavia, anche le carte che garantiscono il rifornimento a circa 7600 distributori, non favoriscono la scelta delle pompe più convenienti, tra cui le cosiddette pompe bianche che hanno notoriamente prezzi più bassi.

Di conseguenza, chi è abituato a guardarsi attorno e a sfruttare anche app per avere la certezza di aggiudicarsi il prezzo al litro più conveniente, potrebbe sentirsi limitato. Senza contare le eventuali difficoltà di ottenimento di una carta carburante del genere, per la quale sono necessari dei requisiti d’accesso (iscrizione alla camera di commercio, almeno un anno di attività con partita IVA, garanzie di solvibilità, ecc..).

È importante sapere che esiste una terza strada, ossia una carta carburante multifornitore che permette di rifornirsi in tutti i distributori di carburante presenti sul territorio italiano, senza limiti di nessun genere. Tuttavia, una carta di questo genere è una merce più unica  che rara sul mercato, infatti, l’unica veramente esistente sul mercato è Soldo Drive, una prepagata realizzata da Soldo, azienda specializzata nell’ideazione di metodi di pagamento aziendali.

Oltre alla totale libertà di scelta, offre anche delle semplificazioni considerevoli a livello gestionale per la rendicontazione di fatture elettroniche, mettendo a disposizione dei titolari Soldo Drive un gestionale unico in grado di produrre dei report validi a fini fiscali.